La facturación electrónica es un paso esencial para automatizar las tareas de facturación y pagos en empresas y administraciones. Conoce qué ventajas tiene y cuáles son sus claves para comenzar a aplicarla.
¿Qué es la facturación electrónica?
Consiste en el intercambio de un documento de factura electrónica entre la empresa proveedora y un comprador. En el contexto de la automatización de procesos, la factura electrónica o e-Invoice es una factura emitida, transmitida y recibida en un formato de datos estructurado. Esto permite que su procesamiento sea automático y electrónico, tal y como define la Directiva 2014/55/UE.
Un sistema de pago automatizado (AP) puede leer esta factura electrónica y pagarla sin necesidad de ingresarla en el sistema de forma manual.
Entonces, ¿no podemos considerar factura electrónica una factura en PDF o JPG?
Una factura en PDF o JPG es una factura electrónica desde el punto de vista fiscal, pero no tiene el formato adecuado para funcionar en el sistema e-invoicing o de facturación electrónica automatizado. Estos archivos no están en el formato entendible para sistemas automatizados como los sistemas AP.
En cambio, una factura en PDF o JPG tiene un formato legible para humanos, por lo que son los archivos en los que normalmente se visualizan y envían las facturas en formato legible para humanos para procesarlas manualmente o consultarlas.
¿Cuáles son las claves de la factura electrónica desde el punto de vista de la automatización de procesos?
1. Crear tus facturas electrónicas con la estructura correcta. La norma europea sobre facturación electrónica, EN16931, define la estructura de una factura electrónica y varias opciones para la transmisión de la factura.
2. En formato estructurado desde el inicio. La factura electrónica nace en el sistema del vendedor y se transfiere al sistema del comprador en un lenguaje que solo pueden procesar los sistemas AP.
Bloque de construcción de facturación electrónica CEF
El bloque de construcción CEF e-Invoicing promueve la adopción y el impulso del uso de la facturación electrónica de acuerdo a la norma europea. Y lo hace tanto entre las entidades públicas y privadas establecidas en la UE, como en los países participantes del EEE (Espacio Económico Europeo).
En un primer momento, los esfuerzos están dirigidos a integrar la facturación electrónica en las relaciones comerciales entre empresas y Administración (B2G). Pero se pueden utilizar para favorecer la comunicación económica de gobierno a gobierno (G2G), Business to Business (B2B), Government to Citizen (G2C) o Business to Consumer (B2C).
Puedes encontrar más información en la web de CEF Digital.